Diätenberechnung und Fahrtkostenabrechnung für Unternehmen leicht gemacht

Diätenberechnung und Fahrtkostenabrechnung für Unternehmen leicht gemacht

Reisekosten vs Diäten: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe Reisekosten und Diäten werden oft synonym verwendet, aber sie haben unterschiedliche Bedeutungen.

Reisekosten sind die tatsächlichen Ausgaben, die bei einer Geschäftsreise anfallen. Dazu gehören Transportkosten (wie Flug, Bahn oder Taxi), Unterkunft und Verpflegung. Diese Ausgaben müssen in der Regel mit Belegen nachgewiesen werden.

Diäten sind Pauschalbeträge, die für Verpflegungsmehraufwand während einer beruflichen Reise gezahlt werden. Diese können steuerlich abgesetzt werden und sind festgelegt.

Wie viel Diäten bekommt man?

In Österreich bekommst Du für die Verpflegung während einer Dienstreise Taggeld. Derzeit liegt das Taggeld bei maximal 2,20 Euro pro Stunde, und zwar für bis zu 12 Stunden am Tag. Das bedeutet, dass Du pro Tag höchstens 26,40 Euro (12 x 2,20 Euro) bekommst.

Wenn Dein Arbeitgeber Dir jedoch ein Mittag- oder Abendessen bereitstellt, musst Du 13,20 Euro pro Mahlzeit vom Taggeld abziehen. Bekommt man also täglich ein Mittag- und zusätzlich ein Abendessen, so reduzieren sich die 26,40 Euro auf 0 Euro.

Wann kannst Du Diäten berechnen?

Diäten kannst Du berechnen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind:

• Entfernung: Bei einer Dienstreise müssen mindestens 25 Kilometer zurückgelegt werden, um Anspruch auf Taggeld zu haben. Beispiel: Wenn Du von Wien nach Graz reist (ca. 200 km), hast Du Anspruch auf Taggeld. Reist Du aber nur von Wien nach Mödling (ca. 15 km), gibt es kein Taggeld.
• Arbeitszeit: Die Dienstreise muss mindestens drei Stunden dauern. Beispiel: Ein Kundentermin, der vier Stunden dauert, berechtigt zu Diäten, ein kurzer Termin von nur zwei Stunden nicht.
• Regelmäßigkeit: Bei regelmäßigen Dienstreisen (z.B. einmal pro Woche) besteht kein Anspruch auf Taggeld.
• Dauer: Bei mehrtägigen Dienstreisen gibt es nur für Reisen, die fünf aufeinanderfolgende Tage dauern, Taggeld. Außerdem darf man für Reisen, die am selben Ort stattfinden, im Jahr nur für insgesamt 15 Tage Taggeld beziehen.

Nächtigungskosten

Nächtigungskosten, die tatsächlich inklusive Frühstück entstehen, sind steuerlich absetzbar. Dienstnehmer können sich auch für eine Nächtigungspauschale in Höhe von 15 Euro entscheiden. Diese Nächtigung muss jedoch durch eine Bestätigung des Unterkunftgebers nachgewiesen werden.

Fahrtkosten: Welche Fahrtkosten Du dem Kunden verrechnest

Die Fahrtkosten, die Du dem Kunden in Rechnung stellst, können variieren. Häufig verrechnen Unternehmen folgende Kosten:

• Kilometerpauschale: Ein fester Betrag pro gefahrenen Kilometer, der die Kosten für Benzin, Verschleiß und Versicherung abdeckt. Beispiel: Du fährst 100 km zu einem Kunden und verrechnest 0,42 Euro pro Kilometer. Das macht 42 Euro Fahrtkosten.
• Tatsächliche Kosten: Diese Methode erfordert, dass alle Belege gesammelt und eingereicht werden, was aufwändiger ist.

Viele Unternehmen entscheiden sich für die Kilometerpauschale, da sie einfacher zu handhaben ist. Üblich sind hier Sätze zwischen 0,42 und 0,50 Euro pro Kilometer.

Praxisbeispiel: Automatisierte Fahrtkosten- und Diätenberechnung

Ein tolles Beispiel, das wir für einen Kunden umgesetzt haben, zeigt, wie effektiv und effizient eine automatisierte Fahrtkosten- und Diätenberechnung sein kann.

Herausforderung: Unser Kunde wollte eine genaue und transparente Abrechnung der Fahrtkosten und Diäten auf Basis der Adressdaten des Auftrages.

Lösung: Wir haben eine Lösung entwickelt, die Standortdaten aus den im Auftrag hinterlegten Adressdaten ermittelt. Diese Daten werden dann mithilfe einer Google API genutzt, um die genaue Wegstrecke zu berechnen. Aus einem in den Einstellungen festgelegten Stundensatz und der Entfernung werden die Fahrtkosten ermittelt und überprüft, ob Diäten berechnet werden können.

Diese Kosten werden dann als Nebenkosten automatisch dem Auftrag zugeordnet. Ein toller Nebeneffekt: Durch die lückenlose Dokumentation in den Auftragsdaten gehen keine Fahrtkosten verloren und es kann automatisiert ein Fahrtenbuch für jeden Mitarbeiter erstellt werden.

Fazit

Eine transparente und automatisierte Fahrtkosten- und Diätenberechnung spart nicht nur Zeit und Geld, sondern sorgt auch für eine klare und nachvollziehbare Abrechnung gegenüber den Kunden. Mit den richtigen Tools und einer smarten Implementierung kannst Du sicherstellen, dass keine Kosten übersehen werden und alle Beteiligten zufrieden sind.

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